Accessibility

Barrierefreie Word Dokumente erstellen

Überschriften

Die Überschriften in Word Dokumenten spielen eine wesentliche Rolle bei der Zugänglichkeit, so können z.B. Screenreader Nutzer über die Überschriften-Stuktur des Dokumentes leichter navigieren - aber auch das Dokument an sich, wird überschau- und nutzbarer.

Um in Word Überschriften richtig einzufügen, kann man die Formatvorlagen nutzen. Oft machen Word-User davon nicht Gebrauch und ändern einfach Schriftgrößen oder machen scheinbare Überschriften fett. Letzteres ist aber keine ordentliche Strukturierung innerhalb eines Dokumentes. Am besten Sie nutzen dafür einfach die Formatvorlagen, welche in allen Word Versionen per Default verfügbar sind. Die Gestaltung von Dokumenten mit Überschriften der 1.,2. und 3. Ebene, ist so kein Problem mehr und gibt Ihren Dokumenten zudem eine bessere Struktur für alle User. Sie können folgende Tastenkombinationen nutzen, um Überschriften zu setzen: Ctrl + Alt + 1, 2, oder 3 (Cmd + Option für Mac User).

 

Word 2000-2003

Über dass Dropdown Auswahlmenu der Formatvorlagen, können Sie vordefinierte Überschriften-Formate auswählen oder eigene benutzerdefinierte Stile erstellen.

Die Vorteile für so strukturierte Word Dokumente liegen auf der Hand. Bei einem Export ins HTML-Format oder PDF-Format bleibt die vordefinierte Struktur komplett erhalten und die erzeugte Datei ist Screenreader kompatibel.

 

Word 2007 und 2010

Die neueren Word Versionen bieten eine verbesserte Funktionalität für die Verwendung von Formatvorlagen. So nimmt die Symbolleiste der Formate nun fast die Hälfte der Standard-Symbolleiste ein. Alles was Sie tun müssen, ist den entsprechenden Textblock zu markieren und ein passendes Format auszuwählen.

 

Word für Mac

Formatvorlagen die beim Mac (sowie Word für Windows 2000-2003) verfügbar sind:

 

Für Bilder können Sie auch in Word ALT-Texte hinterlegen, die von Screenreadern ausgelesen werden können und beim Export nach HTML oder PDF erhalten bleiben.

Word 2000-2003

Klicken Sie mit der rechten Mousetaste auf das Bild und wählen im Kontextmenü  "Grafik formatieren", um einen Alt-Text zu hinterlegen...

 

Im folgenden Fenster wählen Sie die Registerkarte "Web" und fügen den entsprechenden Alt-Text in der Maske ein.

 

Word 2007

Hinzufügen von Alt-Text ist in Word 2007 weniger intuitiv. Dazu klicken Sie mit der rechten Mousetaste auf das Bild und wählen "Größe"

Im Dialogfenster wählen Sie "Alt-Texte", hier ist zwar bereits der Dateiname des Bildes von Word vordefiniert, dieser ist aber nicht brauchbar. Diese Funktionalität wird zu Missbrauch der Alt Attribute führen.

Ersetzen Sie den Dateinamen durch alternativen und relevanten Text, wie z.B. "WebAIM - Web Accessibility in Mind".

 

Word 2010

Word 2010 hat den Button für das Anlegen von Alt-Texten nicht wieder nur verschoben, sondern auch eine weitere Auswahlmöglichkeit zugefügt, die etwas verwirrt. Klicken Sie mit rechter Mouse Taste auf Ihr Bild und wählen Sie "Grafik formatieren"

Wenn sich das Dialogfenster öffnet, wählen Sie die Option für Alt-Texte in der Sidebar aus. Es erscheinen 2 Felder, eines für den Titel und ein anderes für die Beschreibung. Tragen Sie den Text am besten im dem Feld Beschreibung ein, die Informationen unter Titel finden weniger Beachtung und werden nicht als Alt-Texte bei HTML Dateien exportiert.

Wenn Sie ganz sichergehen wollen, können Sie aber auch die gleichen Inhalte in beide Felder kopieren.

 

Daten-Tabellen und Zugänglichkeit

In Word können Tabellenüberschriften keine <th> Elemente zugewiesen werden. Um Zeilen dennoch als Überschriften zu formatieren gibt es aber die Möglichkeit, entsprechende Einstellungen über "Tabellen Eigenschaften" vorzunehmen. Bei Export nach PDF werden so die Überschriften richtig erkannt und ins PDF-Dokument übernommen. Bei Export ins HTML-Format werden werden die Spalten-Überschriften alle in einem <thead> Element enthalten sein. Man verwendet <thead>, <tfoot> und <tbody>, um Tabellen in drei wichtige Teile zu strukturieren. Nach wie vor, ersetzt diese Methode nicht das Einfügen von <th> Elementen, welches sich in Word leider nicht einstellen lässt.

 

Hyperlinks

Hyperlinks werden in der Regel einfach mit Ihrer URL in Word Dokumente hineinkopiert (z.B., http://webaim.org/techniques/word/). Mit Betätigung der Leer- oder Entertaste usw. werden die Links dann aktiv. Oft macht die eingefügte URL aber keinen Sinn für den Leser. Um einen Hyperlink anzupassen makieren Sie den Link, klicken die rechte Mouse Taste und wählen im Kontextmenu "Hyperlink" aus, alternativ können Sie auch die Tastenkombination Ctrl + K (Cmd + K für Mac) nutzen. Hinterlegen Sie in der folgenden Box eine Textbeschreibung für den Link, die relevanter zu Ihren Inhalten ist. 

Wenn Sie ein Word-Dokument erstellen, das sowohl gedruckt als auch elektronisch gelesen werden kann und die URL trotzdem sichtbar sein soll, können Sie den Link z.B. so darstellen "WebAIM Artikel zum Erstellen von zugänglichen Dokumenten in Word (webaim.org / Techniken / Word ). "

 

Andere Prinzipien

Zusätzlich zu den oben beschriebenen Lösungsansätzen für barrierefreie Dokumente, gibt es einige weitere wichtige Grundsätze, die man beachten und umsetzen sollte - hier einige wichtige Punkte in der Übersicht:

• Verwendung von Gliederungspunkten (numerierte oder andere Gleiderungen)
• Die Schriftgröße sollte mindestens 12 Pt. betragen
• Sorgen Sie für ausreichenden Kontrast in der Darstellung
• Benutzen Sie keine Farben, um Inhalte darzustellen
• Nutzen Sie für die Darstellung richtige Tabellen-Spalten und keine TAB Formatierungen
• Bieten Sie ein Inhaltsverzeichnis an, besonders bei längeren Dokumenten. Wenn Sie Überschriften definiert haben können Sie das Inhaltsverzeichnis automatisch erzeugen.
• Verwenden Sie eine einfache Ausdrucksweise / Sprache

 

Word 2010 Accessibility Checker

In Word 2010 können Sie erstmalig Ihr Dokument hinsichtlich der Problematik Barrierefreiheit bzw. Accessibility prüfen. Der Check erlaubt es Accessibility Probleme zu identifizieren und zu korrigieren. Eine sehr praktische Funktion.

Um den Acessibility Checker zu starten, wählen Sie Datei > Info > Prüfen > Prüfen Accessibility

Der Checker findet Accessibility Errors und meldet z.B. fehlende Alt-Texte, Warnungen zu unlogisch verlinktem Text oder prüft die Struktur des Dokumentes nach einem Aufbau in Überschriften oder Gliederungen. Zu jedem einzeln anklickbaren Punkt, gibt der Checker auch Tipps zur Beseitigung der Misstände im Dokument.

 

Docx Format

Seit Word 2007 ist das *.docx Format Standard für Word-Dokumente. Das neue Format hat einige Vorteile, wie z.B. die kleinere Dateigröße, ist aber noch nicht so weit verbreitet, wie das ältere *.doc Format. Für den Datenaustausch zwischen den Formaten, gibt es einen Konverter, der kostenlos heruntergeladen und zur freien Verfügung genutzt werden kann, jedoch geht dabei unter Umständen etwas Content verloren.

Um Probleme zu vermeiden bis sich der *.docx Standard etabliert hat, empfiehlt es sich Ihre Word Dokumente weiterhin als *.doc Dateien (Word 97-2003 bzw. Office 2007-2010) zu speichern.

 

Word nach HTML konvertieren

Dokument als HTML-Datei speichern

Wenn Sie ein Word-Dokument als HTML abspeichern, bleiben ursprüngliche Struktur und Alt-Texte erhalten. Bitte wählen Sie dazu einfach Datei > Als Webseite speichern. In Word 2007 klicken Sie dazu auf das Word-Logo oben rechts und wählen "Speichern unter"

In Office XP, ff. können Sie zwei Optionen für den HTML Export nutzen:

• Als Webseite speichern
• Als Webseite speichern, gefiltert

Der Vorteil von "Als Webseite speichern" ist der, das der Ausdruck genauso aussieht wie das Original. Bei der Auswahlmöglichkeit "gefiltert" ist dass nicht zu 100% immer der Fall. Der Quellcode der Datei ist aber deutlich sauberer und die Dateigröße ist kleiner.

Im Rahmen der Zugänglichkeit sind beide Varianten akzeptabel, solange die Quelldatei mit Struktur und mit alternativem Text für Bilder erstellt wurde, keine Daten-Tabellen enthalten sind und andere Grundsätze der Barrierefreiheit auf das Dokument angewandt wurden. Für die Darstellung im Internet Explorer oder anderen Browsern, ist es aber ratsam die 2. kompatibalere Variante mit der Filteroption zu verwenden.

"Einfügen-Funktion" in Dreamweaver

Wenn Sie mit Dreamweaver Websites erstellen, können Sie Word-HTML einfach importieren, in dem Sie eine spezielle "Kopieren Einfügen" Funktion nutzen. Markieren Sie dazu den Text im Word Dokument und kopieren ihn in die Zwischenablage. Fügen Sie nun den kopierten Text mit Rechtsklick und "einfügen spezial" an der gewünschten Stelle Ihres Dreamweaver Dokumentes ein. Alternativ können Sie auch die folgende Tastenkombination nutzen Ctrl + Shift + V.

Eine Dialogbox öffnet sich mit folgenden Auswahlmöglichkeiten:

• Nur Text
• Text mit Struktur (Paragraphen, Listen, Tabellen, etc.)
• Text mit Struktur und einfacher Formatierung (fett, kursiv)
• Text mit Struktur und allen Formaten (fett, kursiv, Styles)

Es gibt auch die Option Zeilenumbrüche (falls vorhanden) beizubehalten und Word-HTML zu optimieren, um einen sauberen und schlankeren Quellcode zu erhalten. Text mit Struktur oder Text mit Struktur und einfacher Formatierung ist in der Regel die beste Option.

 

Virtual508.com Accessible Wizard

Für die Konvertierung von Word-Dokumenten zu HTML können Sie auch den Virtual508.com Accessible Web Publishing Wizard für Microsoft Office 2000-2007 verwenden - erhältlich allerdings nur für Windows (benötigt .NET framework). Der Wizard ist leider nicht kostenlos, Sie können jedoch eine Testversion für eine limitierte Seitenanzahl herunterladen.

Das Office Konvertierungstool ist besser geeignet für Powerpoint Präsentationen. Sie finden hier einige Übungen für Microsoft Word mit Tipps, wie Sie Ihre Word Dokument so gestalten, dass bei der Konvertierung sauberes HTML erzeugt wird.

 

Word nach PDF konvertieren

Viele Word-Dokumente werden nach Ihrer Erstellung in das PDF Format konvertiert. Das ist ein guter Weg, um Formatierung und Zugänglichkeit der Informationen zu erhalten, vorausgesetzt erläuterte Grundsätze wurden dabei beachtet. Weiterführende Informationen zum Thema Acrobat/PDF: Word-Dokument nach PDF konvertieren.